Acudimos a una reunión del comité de dirección en la que no hay un orden del día establecido. Uno de los directivos, el de marketing, está planteando la necesidad estratégica de desarrollar un nuevo producto que sería ideal para entrar en un mercado prometedor.
Pero, entre medias, se ha colado la discusión sobre un pedido de un importante cliente que se ha retrasado por un error del departamento de compras y se están señalando varios asistentes con el dedo. La reunión se alarga, se alarga y se acaba adoptando una decisión de urgencia sobre el pedido retrasado del cliente importante y aplazando para otro día la decisión sobre el nuevo producto y el nuevo mercado.
¿Cuántas veces nos hemos encontrado en situaciones parecidas? Son improductivas. Y frustrantes. Acudíamos para una cosa y hemos acabado de espectadores de algo que bien nos podríamos haber ahorrado, porque no teníamos nada que decir sobre ello. Y hemos perdido tiempo, un tiempo casi más valioso que el dinero hoy en día…
Una de las cosas que no se suele hacer demasiado bien en las empresas es tomar decisiones. Eso cuando se quieren tomar, porque puede ocurrir algo peor: no tomarlas, aplazarlas continuamente, dejarlas para otro momento.
A esto último los norteamericanos lo llaman «procrastinate» (procrastinar en español) y les preocupa mucho, sale con bastante frecuencia en artículos, posts, etc relacionados con el mundo de la empresa.
Aquí, esa palabra no la oímos apenas, resulta muy extraña. No sé si es porque no nos preocupa tanto. Algo que sería grave porque no creo que tomemos mejores decisiones empresariales que ellos.
7 recomendaciones para tomar decisiones más eficaces
Te presento siete recomendaciones, propuestas por una reconocida consultora (Bain&Company) para tomar decisiones más eficaces en tu empresa, ahorres tiempo y evites la temible procrastinación (palabra fea, fea donde las haya ¿verdad?)
1. Separa…
…la estrategia de las operaciones.
O las decisiones que afectan de forma profunda y decisiva al futuro de toda la empresa, de las decisiones que se refieren al día a día, más habituales y rutinarias: compra de materiales, confirmación de pedidos, fabricación de órdenes de producción, etc.
Demasiadas veces lo que empieza como una revisión de la estrategia acaba como discusión sobre las operaciones. Con lo cual no se termina nunca de tomar esas importantes decisiones en las condiciones adecuadas.
Las operaciones requieren de discusión y análisis en detalle de lo que está sucediendo ahora mismo, mientras que la estrategia necesita ver la foto completa y mirar hacia delante, generando opciones de futuro. Suelen combinar mal ambas.
Por tanto, haz reuniones de estrategia, por un lado, y reuniones de operaciones por otro. Evita mezclarlas. Aunque obviamente, todas las decisiones estratégicas, para implantarse, nos deben llevar a decisiones operativas.
Por ejemplo, la decisión de entrar en un nuevo mercado como China – decisión estratégica – tendrá muchas implicaciones operativas como adecuar la gama de producto, obtener una tarifa de precios, elegir los puntos de venta y distribución y adaptar las comunicaciones de la empresa. Todas ellas decisiones operativas, pero que será conveniente tomar en un momento distinto.
2. Centra…
…las reuniones, sobre todo, en las decisiones no en la discusión.
Envía por anticipado toda la información posible a los asistentes, para leerla antes de la reunión, y avisa y explica con claridad sobre qué asuntos concretos se van a tomar decisiones.
Establece para cada punto del orden del día, qué temas son informativos, cuáles son a debatir – porque quizá quieres escuchar el punto de vista de cada uno de los asistentes – y cuáles son para decidir.
Como hace un miembro de la alta dirección de Intel, que ha convertido en práctica estándar empezar todas sus reuniones con la siguiente declaración: «El propósito de esta reunión es informaros sobre X, discutir Y y decidir sobre Z», donde Z son decisiones específicas y bien definidas.
3. Prioriza…
…las cuestiones de mayor valor, que resulten clave para el éxito.
Una forma de hacerlo es revisando la «arquitectura de decisiones» de la empresa: una lista de las decisiones clave, detectadas en cada paso de la cadena de valor del negocio.
Personalmente, propongo utilizar la sencilla herramienta del Business Model Canvas para revisar el modelo de negocio y analizar qué decisiones resultan clave en cada uno de los bloques. Esas serán las cuestiones de mayor valor para el negocio.
Y estas son las decisiones que, por su importancia, deberás tomar siempre en fecha y con la energía y recursos necesarios, para evitar que queden desplazadas por otras decisiones más urgentes pero menos importantes (no está de más recordar aquí la Matriz de Eisenhower sobre importancia-urgencia).
4. Mueve…
…las cosas de la agenda.
Ve resolviendo y cerrando cosas y así las podrás ir quitando de tu agenda o calendario. Para tener la sensación de estar cumpliendo. Siempre avanzando y no aplazando tareas.
5. Demanda…
…a tus colaboradores opciones realistas para cada una de las grandes decisiones.
Evita estar perdiendo el tiempo con opciones absurdas, imposibles o no realistas. Para ello es esencial fomentar entre los colaboradores una cultura de confianza, honestidad y visión compartida.
Como el caso de Henry Kissinger, ex-secretario de estado de EE.UU (1969-77), del que se dice que cuando preguntaba a su equipo por alternativas sobre la política exterior norteamericana, siempre le presentaban una que llevaba a la rendición incondicional a la Unión Soviética, una segunda que llevaba a la guerra termonuclear y una tercera, que era la que, afortunadamente, el equipo acababa siempre proponiendo.
6. Incorpora…
…un lenguaje común para las decisiones.
Desarrolla normas, reglas o criterios que permitan tomar decisiones más rápidas.
Por ejemplo, para seleccionar el negocio prioritario de una empresa puedes utilizar siempre un mismo esquema de criterios basado en el atractivo de los negocios y la competitividad de la empresa en cada uno.
Aquellos negocios en los que la empresa se destaque como más competitiva y, además, resulten más atractivos deberán ser sus negocios prioritarios en el futuro y en los que, lógicamente, deberá invertir la mayoría de sus recursos.
7. Compromete…
…con las decisiones tomadas.
Explica a la gente, sobre todo a las personas involucradas, por qué se han tomado las decisiones y ofrece incentivos para su cumplimiento. Haz que sea sencillo comprobar, más tarde, si se han seguido los comportamientos adecuados.
Resume los compromisos que se adoptaron en las reuniones y haz seguimiento de ellos con fechas de vencimiento. Esos compromisos serán lo primero que deberás revisar en la próxima reunión.
En resumen, nunca es fácil tomar decisiones o, al menos, ciertas decisiones, pero es mucho más peligroso aún no tomarlas (procrastinar) o hacerlo de forma frívola e irreflexiva.
Nota: estas recomendaciones provienen de este post de la consultora Bain&Company , al que he llegado a través del blog Consultants Mind, por si deseas bucear en las fuentes.
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