En un post anterior hablamos de los graves problemas y las exigencias crecientes que plantea el tiempo, del que podemos decir hoy sin mucho temor a equivocarnos que es el recurso más escaso en la mayoría de empresas. Casi seguro que en la tuya también.
Comentamos en dicho post que los riesgos que conlleva una mala gestión de este recurso hacen que merezca mucho la pena para los directivos de las empresas ponerse urgentemente a trabajar en su mejora para conseguir aprobar con nota esta asignatura pendiente que tantos quebraderos de cabeza provoca a diario.
Propusimos una analogía con otro de los recursos escasos de las empresas: el dinero – el tercero sería el talento -. Y vimos que, si es un hecho que las empresas habían aprendido, en general, a solucionar sus necesidades de dinero efectivo e incluso se había creado toda una infraestructura para dar soporte a estas necesidades – el sistema financiero -, no había ocurrido algo similar con el tiempo.
Quizá porque se haya convertido en un grave problema tan solo muy recientemente. Curiosamente, a la par que se desarrollaba la Revolución Internet (¿puede ser una de las causas?).
En este post vamos a plantear posibles soluciones que, estamos convencidos, las empresas como la tuya deberían acometer antes o después para poder reducir este problema al mínimo.
Dónde empieza la solución…
Creo que, de forma general, la solución, al igual que sucede con el dinero, pasa por interiorizar una serie de normas o principios clave y hacer que se cumplan de forma rigurosa a través de la adopción de medidas muy específicas que se derivan de ellos.
A continuación, vamos a ver cuáles son esos principios clave, pero antes me parece importante recordar que hay tres cosas que debes tener en cuenta de forma previa e ineludible:
1. El problema del tiempo debe aparecer como prioritario en la agenda de vuestros altos ejecutivos. En caso contrario, no se va a solucionar: es un problema demasiado “intangible” (un producto defectuoso se ve rápidamente, es un problema “tangible”, por lo que se va a abordar su solución de forma inmediata; en cambio, los problemas de tiempo son difíciles de medir y acotar, entre otras cosas por lo que veremos en el siguiente punto)
2. Es necesario abandonar posturas paternalistas y poco fundamentadas. En demasiadas ocasiones ocurre que los directivos, ante la dificultad del control y la duda, acaban pensando que sus trabajadores siempre pueden hacer un poquito más: “¿no es lo que hemos hecho siempre y luego han cumplido?”; “tu ponlo, que ya lo sacaran adelante de una forma o de otra”, etc. Es necesario cambiar estos planteamientos poco serios y rebosantes de desconfianza hacia los colaboradores, si es que se dan en tu empresa.
3. Hay que instruir a todos los miembros de vuestra organización sobre la importancia esencial que tiene una buena gestión del tiempo y plantearse contratar formación para todos los miembros de la plantilla en las mejores herramientas y métodos a aplicar. Es necesario comunicar la importancia del tema a todos y reconocer la falta generalizada de competencia en su gestión, incluidos probablemente los propios directivos. Pasar de ser “incompetentes inconscientes” a ser “incompetentes conscientes”. Hay un mundo de diferencia entre un estado y otro.
Principios básicos para una buena gestión del tiempo
Sin ánimo de ser exhaustivo, algunos de los principios básicos que considero que habría que establecer y respetar de forma rigurosa en tu empresa para empezar a resolver sus problemas de tiempo son los siguientes:
1. PRIORIZAR
Determina qué proyectos, qué tareas, qué pedidos son más importantes y cuáles son menos. Debes estar dispuesto a organizar tu trabajo y el de tus equipos a partir de estas prioridades.
Deberías dedicar al menos el 80% de tu tiempo a trabajar exclusivamente en lo más importante.
Para ello es necesario que desde la parte alta de la organización hayáis explicado a todos, con toda claridad, qué es eso más importante*.
Y debes tener la certeza de que nunca, nunca vas a tener la capacidad para hacer todo lo que te gustaría hacer en los plazos que quisieras.
Para poder vivir con ello, puedes aplicar la recomendación que hacía el gran Peter Drucker para gestionar la sobrecarga de información: “focus, filter and forget” (concéntrate, filtra y olvida).
Si es suficientemente importante ya volverá a ti, de un modo u otro, por una vía u por otra.
*Eso más importante va a estar muy relacionado con lo que llamo las decisiones estratégicas clave de vuestra empresa: misión – para qué estáis en el mercado -, visión – qué queréis llegar a ser y conseguir – y valores – que es lo verdaderamente importante en vuestro día a día -.
También con los negocios prioritarios – aquellas combinaciones de productos y clientes que más os interesa trabajar – y, por supuesto, los objetivos que deseáis alcanzar en cada negocio – facturación, rentabilidad – y las estrategias de negocio para conseguirlos – la propuesta de valor específica y diferenciada que planteáis a los clientes-.
En definitiva, con los resultados de una Reflexión Estratégica efectiva y actualizada, algo que hoy se antoja ineludible para saber dónde está tu empresa, hacia dónde quiere ir y cómo.
2. PLANIFICAR/ORGANIZAR
Lleva más cosas al 2º cuadrante de la matriz importancia-urgencia: al de lo importante pero no urgente. A ese cuadrante que, lamentablemente, suele estar bastante vacío.
Para trabajar y tomar las cosas con tiempo, que es como mejor se hacen (Q2 en el gráfico)
Para ir haciendo trabajos que no tienen fecha de entrega mañana, pero que, si no empiezas a hacerlos ahora mismo, no llegarás a tenerlos en la fecha comprometida.
Es fundamental para conseguir esto una buena formación de las personas en dirección y gestión de proyectos, una forma de trabajar cada vez más habitual en las empresas (quizá hayas observado que cada vez trabajamos más por proyectos y menos por rutinas).
Teóricamente, algo que la mayoría de las personas dicen que saben hacer, pero donde observo también muchas carencias (otro día debemos hacer un post sobre esto)
3. GESTIONAR
Se tan cuidadoso en la gestión del tiempo de los trabajadores de tu empresa como lo eres con el dinero, con la tesorería.
Si para esta se utiliza en muchas empresas la socorrida Excel, por qué no utilizar otra Excel que considere, en cada periodo de tiempo futuro (por ejemplo, en cada una las próximas 10-12 semanas), y para cada departamento lo siguiente:
1º/ El tiempo disponible de cada departamento* en cada semana
Teniendo en cuenta la capacidad máxima con la que cuenta cada departamento o sección en cada periodo (algo que podemos conocer con antelación de forma fiable considerando vacaciones, permisos, asistencias a formación, etc) y las cargas de trabajo que ya se han comprometido en esos periodos (a partir de los pedidos que ya han entrado).
O sea, para cada departamento tendrías algo así:
Capacidad disponible de horas en la semana X = Capacidad máxima disponible de horas en la semana X – Capacidad ya comprometida de horas en trabajos o proyectos en la semana X
Algo que se puede reflejar en una sencilla tabla como la que aparece debajo (solo a efecto ilustrativo: por comodidad hemos repetido las cifras de la semana 1 en el resto)
Esto te ayudaría a determinar la fecha de entrega de los proyectos planificados con un porcentaje bastante alto de cumplimiento (porque se basa en datos realistas y no en deseos utópicos).
2º/ Las horas de cada departamento que requieren los nuevos trabajos
…o proyectos que están entrando y las fechas de entrega inicialmente solicitadas por el cliente o por vuestro comercial responsable.
Si tienes una capacidad disponible dada en las próximas semanas, ¿te “cabe” el nuevo trabajo, teniendo en cuenta las horas que habéis estimado que os va a llevar?, ¿será posible cumplir con la fecha demandada desde el departamento comercial o, por el contrario, habrá que darle otra fecha posterior (o considerar la alternativa de que lo haga un tercero: veremos más sobre esto en el siguiente punto)?
Esa Excel (o el correspondiente módulo del ERP, cuando ya lo entendemos bien y lo integramos) os permitirá dar fechas de entrega mucho más creíbles de los trabajos de cada departamento o de las personas “cuello de botella”*.
Además, debes tener muy en cuenta que, como sucede con el dinero, no deberías quedarte, bajo ningún concepto, con saldo cero en la cuenta futura de ninguno de tus departamentos y personas clave (como sí vemos que ocurre en la tabla anterior con las casillas rosadas).
Al contrario, siempre deberás mantener un excedente para las docenas de imprevistos que surgirán. En mi caso intento dejar entre un 25 y un 50% de tiempo sin asignar en mi agenda semanal.
Aunque esto, como es obvio, dependerá del tipo de trabajo que hagas:
- Cuanto más rutinario, más puedes ajustar el tiempo comprometido al tiempo disponible total: por ejemplo, planificar o comprometer hasta un 90% de ese tiempo futuro. Esto es algo más factible en una línea de producción, por ejemplo.
- Cuanto menos rutinario, como el trabajo de un responsable comercial – algo que cada vez sucede en más puestos – debes dejar más libre de compromisos la agenda: por ejemplo, comprometer un 50% del tiempo y dejar libre otro 50% (al menos, hasta la semana entrante, que se puede ajustar bastante más por su cercanía y, por tanto, mayor certeza).
Otra buena práctica relacionada con la gestión es que otorgues a cada tarea o proyecto, por prudencia, un margen de tiempo algo mayor del esperado, para poder afrontar dificultades y obstáculos imprevistos. En mi caso, acostumbro a incluir un 10% de tiempo adicional. Y lo suelo utilizar casi a rajatabla.
* Para las personas que sean cuellos de botella porque son las requeridas de forma habitual frente a las demás por tener unas capacidades únicas o una responsabilidad no compartida, por ejemplo, habría que controlar su tiempo específico también
4. DELEGAR/EXTERNALIZAR
Los equivalentes a los bancos tradicionales de dinero, aplicados al tiempo, a los que podríamos llamar de forma genérica “bancos de tiempo”, no están representados por ningún tipo concreto de entidad, sino por una diversidad de empresas o profesionales externos con los que puedes contar para realizar aquellas tareas a las que no lleguéis con vuestra capacidad interna.
Es lo que se ha dado en llamar externalización o subcontratación, algo que seguro ya utilizáis de una u otra forma en vuestra empresa.
Este tipo de trabajos “externalizados” están yendo cada vez a más y creo que habrá una explosión en los próximos años:
No solo de empresas a las que se encarga todo el trabajo o el pedido completo que no puede llegar a hacer tu empresa pero que tiene la necesidad de servir (por ejemplo, un mobiliario para una nueva tienda con una fecha comprometida de apertura) sino partes más o menos específicas de ese trabajo (para el sector anterior podría ser contratar a un técnico para diseñar solamente los planos de los muebles de la tienda o contratar solo a especialistas para su montaje)
De hecho, confirmando esta tendencia creciente no solo para el mundo empresarial, ya han surgido empresas para realizar tareas domésticas, como Task Rabbit* (adquirida en 2017 por Ikea), que ofrecen personas del vecindario para hacer los trabajos que no quieres o no puedes hacer por ti mismo (montaje de muebles, mudanzas, instalación de equipos informáticos, etc)
Todo esto representa una delegación de aquello que no puedes o no quieres hacer por tus propios medios.
Mi propuesta concreta a algunos clientes ha sido que establezcan el objetivo de que su facturación total dependa en un 70% aproximadamente de su capacidad interna de fabricación y un 30% aproximadamente de proveedores externos, generalmente para los trabajos más sencillos y menos críticos.
O, a veces, para lo contrario: para los trabajos más difíciles y específicos que los especialistas externos pueden hacer con más precisión que la propia empresa.
Esta forma de operar, además, de ofrecer un “pulmón” de actividad externa que os permitiría llegar a donde no podríais por vuestros propios medios, aporta un colchón para cuando las cosas puedan venir mal dadas: si bajara vuestra facturación un 30% seguiríais disponiendo aún de una ocupación plena (100%) de vuestra capacidad productiva.
De esta forma, lograrás evitar los indeseables efectos que conllevan las reducciones de actividad y las capacidades de producción infrautilizadas: pérdida de rentabilidad, no poder cubrir costes fijos, reducciones de plantilla, desmotivación y enrarecimiento del clima laboral, etc. Efectos que, en cambio, sí afectarán a otras empresas de tu sector que dependan enteramente de su capacidad productiva interna.
Por supuesto, delegar trabajos tiene un coste, de la misma manera que lo tienen los bancos, que no os prestan liquidez gratis ni mucho menos y es algo que tienes perfectamente asumido.
Aquí, el coste – inicialmente – será el margen de beneficio del proveedor externo; aunque bien podría suceder que, con todo y con eso, el proveedor externo hiciera el trabajo mejor que vosotros, de forma más eficiente, rápida y económica y, por tanto, acabases ahorrando dinero y mejorando vuestro servicio al colaborar con él.
En este caso parece obvio que deberías estar más que dispuesto a aumentar la colaboración.
Porque la cuestión clave hoy no es quién hace las cosas sino quién conoce bien al cliente y le resuelve su necesidad mejor.
Esta forma de trabajar, utilizando la delegación de tareas/proyectos, tiene una derivada crítica: ¿qué sucede si no puedes encontrar proveedores externos adecuados (en coste, calidad o plazos de entrega)?
Pues que tendréis que estar dispuestos a limitar vuestro crecimiento y, por supuesto, a ser aún más exigentes con la gestión del tiempo, calendarios y fechas de entrega, ya que no podréis apoyaros en nadie externo, nadie más podrá venir en vuestra ayuda.
Por cierto, que este riesgo mayor, en buena teoría económica, implica que deberíais estar más que dispuestos a exigir una mayor rentabilidad por vuestros trabajos.
*TaskRabbit es una de las primeras empresas en ofrecer estos servicios como plataforma y opera en EE.UU. En España una compañía parecida puede ser Cronoshare
Recapitulamos los principios que deberías aplicar
Aprovechemos para repasar los principios básicos que hemos planteado para mejorar de forma drástica tu gestión del tiempo:
1º/ Prioriza lo que es verdaderamente importante para tu empresa (una buena estrategia nos dice que es “eso más importante”).
2º/ Planifica y organiza tus tareas y proyectos para trabajar con mucha más antelación, en el cuadrante de los trabajadores excelentes: Q2.
3º/ Gestiona utilizando herramientas específicas, indicadores y usando distintos “colchones” de seguridad.
4º/ Delega y externaliza trabajos, completos o parciales, a colaboradores externos de confianza.
En conclusión: un problema con solución
El problema del tiempo es un “gran problema” pero, sin duda, con solución.
Como cualquier gran problema lo primero es ser conscientes de que existe y, segundo, que se puede arreglar. Como dije al principio esto tiene que empezar por estar bien arriba de la agenda del máximo responsable de tu empresa.
Es una realidad que en nuestro país tenemos buenas empresas, como podría ser la tuya, que trabajan con una excelente calidad, que podrían tener un futuro brillante, pero que pueden verse en serios problemas por querer asumir demasiadas cosas en un tiempo limitado, para las que no van a tener capacidad suficiente.
En ellas, el ambiente puede volverse fácilmente irrespirable: porque, sencillamente, no es soportable la urgencia permanente. Podemos mantenernos en un estado de urgencia y máxima exigencia durante periodos de tiempo limitados, no de forma permanente. Piensa en lo que le ocurriría a tu coche si lo condujeras siempre al límite de sus prestaciones…
Los gerentes de las empresas tienen la obligación de detectar y afrontar este peligroso problema tan extendido, si no quieren que sus organizaciones se resquebrajen.
Y, no tengo la menor duda de que aquellos que antes afronten su solución de forma seria, prudente y definitiva (igual que se hizo en su día con la tesorería) serán los que dirijan las empresas que seguiremos viendo entre nosotros dentro de algunos años.
Los que no hagan esto, bueno, pues será mejor que pasemos más pronto que tarde a saludarles porque puede que la próxima ocasión que queramos ir a verlos no estén para recibir a nadie o, peor aún, ya ni siquiera estén físicamente allí.
Una mala gestión del tiempo lleva, antes o después, a problemas de liquidez derivados de retrasos, mermas, errores, problemas de calidad, bajas de empleados, alta rotación de la plantilla, disminuciones de productividad, etc.
Y la falta de liquidez continuada es el único problema que no tiene solución para ninguna empresa de este mundo. Es el oxígeno de las empresas y sin él se mueren.
¿Qué otras normas o principios se te ocurren para mejorar la gestión del tiempo en las empresas?
¿Qué prácticas o trucos utilizáis para mejorar la eficacia en el uso del tiempo en vuestra empresa?
